Por si es la primera vez que nos lees, Synapcor es un software de gestión de la acción para organizaciones desarrollado conjuntamente con Improva. A diferencia de todas las herramientas del mercado, Synapcor no funciona comprando rápidamente una licencia y registrándote en su web, sino que va ligado a un proceso progresivo de cambio de la organización al que nosotros llamamos TEAM.
Quizá a priori esto te llame la atención, pero tiene una razón de ser. En Improva sabemos que las herramientas solo son una pata del funcionamiento global, y que necesitan unos procesos robustos definidos y unas personas correctamente formadas. Dicho de otra manera, la mayoría de herramientas del mercado fracasan porque ignoran los procesos y las personas.
Dejando este aspecto de lado, que podremos desarrollar en otros artículos, vamos a centrarnos en el core de Synapcor: GTD.
GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de tareas de David Allen cuyo principal argumento es la clara necesidad de liberar la mente del proceso continuo de recordar todo lo que tenemos pendiente. Para ello, Allen define una metodología de almacenamiento y gestión de tareas. Siguiendo los principios de recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer, se logra un avance eficaz en las tareas pendientes que son gestionadas siguiendo GTD. Podemos decir que Synapcor comienza con un GTD personal.
GTD colaborativo
Ahora bien, Synapcor convierte el GTD personal en un GTD colaborativo, interconectando todos los paneles GTD de la organización. Esto permite conocer el estado de todos los miembros, pero además incorporar a sus paneles GTD acciones que quedan en nuestros paneles pendientes de revisión o a la espera de otras acciones de otras personas. Como ya habrás deducido, esto no solo facilita el intercambio de tareas, sino que además permite hacer una trazabilidad completa de cualquier proceso, conociendo su estado actual y todos los pasos dados hasta este momento.
Otra de las grandes ventajas es lo que podríamos llamar la “urgencia común”. Es habitual que todos tengamos en cola acciones que definimos como más o menos urgentes. En un modelo tradicional, cada individuo hace su propia consideración de lo que es urgente, pero ¿cómo es posible que un pedido en una fábrica sea urgente para unos y no urgente para otros? Este problema desaparece al poder gestionar focos y plazos. Si algo es urgente, es urgente para todos.
Tomar decisiones
Una de las grandes asignaturas pendientes en las empresas es la toma de decisiones. Está más que demostrado por los trabajos de Kahneman y Tversky que los seres humanos no somos buenos tomando decisiones. Nos vemos afectados por una gran cantidad de sesgos que modifican nuestra percepción de los hechos hasta el punto de tomar decisiones completamente ilógicas. Por ello, desde Improva defendemos que cuando vas a tomar una decisión necesitas tener disponible toda la información necesaria, pero solo la información necesaria, definida además de una manera clara y concisa.
Synapcor es una herramienta perfecta para la toma de decisiones, porque te ofrece toda la información del sistema en el momento que la necesitas. Por ejemplo, gracias al módulo de mejora continua, puedes abordar cada una de las incidencias con las que se encuentra tu organización a diario. Si se trata de un producto en mal estado, con un solo click tendrás acceso a estadísticas de dicho modelo y a información de la unidad defectuosa. En unos segundos podrás haber valorado si se trata de un fallo recurrente, si es un problema de materiales de un proveedor, si se trata de un proceso deficiente en la cadena de producción o cualquier otra alternativa posible. Una vez detectado el fallo, la gestión del mismo será completamente automática.
Eliminar las patologías del email
Quizá esto suene de locos, pero el email está completamente desfasado. El email es el equivalente online a una carta, y, pese a ser mucho más rápido, ha heredado gran parte de sus limitaciones. En definitiva, el email sirve para comunicarnos, no para gestionar una organización. En la mayoría de empresas, la bandeja de entrada define las prioridades de todos, con emails en copia, diferentes líneas de conversación, diferentes temas en el mismo email y diferentes versiones de documentos y proyectos.
Siguiendo la línea de este GTD colaborativo, los proyectos y las acciones quedan claramente ordenadas, y las conversaciones no se tienen en torno a las personas, sino en torno a los temas. De esta manera, siempre se tiene acceso al historial y solo participan las personas que deben participar, evitando interrupciones y pérdidas de tiempo innecesarias.
Optimizar otros procesos
Y siguiendo un modelo de expansión de mancha de aceite, Synapcor va adaptándose a tu organización y tomando protagonismo en todos los procesos. Por ejemplo, el módulo de reuniones permite gestionar convocatorias, desarrollo, material, acuerdos y seguimiento posterior de una manera completamente integrada en el sistema.
Durante las reuniones gestionadas con Synapcor, se van abordando los puntos del día y se van anotando sobre la marcha los acuerdos tomados y las acciones que de ellos derivan. En el momento que finaliza la reunión, todos los asistentes reciben las actas y se asignan todas las acciones acordadas a los responsables necesarios. Después, la trazabilidad y el seguimiento se hacen de manera completamente cotidiana.
Hacia el futuro del machine learning
Quizá algo que ahora no es una prioridad para ti, pero seguro agradecerás en el futuro, es la gran cantidad de información que va a recoger Synapcor de los procesos de tu organización. Diferentes proyectos ambiciosos ya trabajan en algoritmos que permitan a ordenadores aprender a tomar las decisiones más eficientes. La clave para ese aprendizaje será la información del entorno que podamos facilitarle. Con Synapcor recogiendo testigo de los procesos de toma de decisiones de la empresa, un futuro algoritmo de machine learning podrá disponer de grandes referencias y escenarios reales con los que optimizar su sistema de toma de decisiones.
Todo a medida y en una misma plataforma
Y quizá lo más relevante de Synapcor es que se adapta y crece. Synapcor es completamente parametrizable y adaptable. La implantación requiere de un análisis en profundidad previo que permita ajustar el sistema a las necesidades reales de la organización. De esta manera, Synapcor se adaptará a la empresa a la vez que la empresa se adapta a Synapcor. Además, el procedimiento es completamente progresivo, incorporando diferentes módulos, poniéndose en marcha en diferentes áreas e interconectándose con otros sistemas para, finalmente, convertirse en la plataforma desde la que se gestiona toda la organización.
Llegados a este punto seguro que ya has pensado que Synapcor no es otra herramienta que podemos implantar a la ligera. Efectivamente, no lo es. Es un proyecto ambicioso que requerirá de compromiso y trabajo. A cambio, tu organización se transformará en un organismo vivo, ágil y eficiente, capaz de asumir los imprevistos del entorno y de crecer optimizando al máximo sus recursos. Se convertirá en una organización excelente.
Si quieres saber más o quieres conocernos, no dudes en preguntarnos en cualquiera de nuestros canales disponibles (RRSS, email, formulario web, etc). Nos leemos pronto.