Los emails sirven para comunicarse con otros individuos, pero no son una herramienta de gestión. Utilizarlos como tal produce grandes ineficiencias en nuestra organización.
Cada día se mandan más de 170.000 millones de emails. Esta cifra quizá sea demasiado grande para entender lo grande que es… pero digamos que cada segundo se mueven en torno a 2.000.000 emails. Si todos los habitantes de Barcelona (incluyendo los más mayores y los más pequeños) mandasen un email a la vez, aún no llegarían a esa cifra. ¡Y eso ocurre cada segundo! ¿Así se entiende mejor?
Se estima que el 68,8% de todo el tráfico de emails es simplemente basura. Hablamos de 1.376.000 emails al segundo que no sirven para absolutamente nada. Del resto de los correos que digamos pueden tener utilidad, ¿cuántos de ellos son para retomar conversaciones o temas que ya habíamos tratado? ¿Cuántos son para preguntar dónde podemos encontrar un archivo que se suponía que ya teníamos adjunto en otro email? ¿Cuántos son para decir simplemente “cómo está este tema”?
Los primeros protocolos de correo electrónico son anteriores a internet, pero no fue hasta la última década del siglo pasado cuando se disparó su uso en el tejido empresarial español. Su crecimiento fue completamente exponencial, llegando a convertirse en el centro de la actividad organizacional. Especialmente en los puestos directivos se da el efecto de que “el email marca la agenda del día”. Es decir, qué hacer y qué no hacer está sujeto a sentarse delante del pc o con el smartphone y responder y atender a las peticiones que tenemos por email. ¿Es eso eficiente?
Esto genera que finalmente gestionemos nuestra organización por email, ¿y sabes qué ocurre cuando hacemos eso? En primer lugar producimos claros retrasos al responder, pues desde que recibimos un email hasta que lo respondemos pueden pasar horas (o incluso días). Además, como se mezclan emails personales, importantes y basura, no es raro que algo quede perdido y sin respuesta. Por supuesto, la respuesta en diferido y sin el contexto adecuado nos lleva a perdernos información, matices e incluso producir algunos malentendidos. Por último, como gestionamos los emails en bloque, acabamos dejándonos llevar por los cabreos y desilusiones que pueden producir unos emails a la hora de responder otros. Un caos.
¿Y entonces por qué lo hacemos todo a través del email? Pues seguramente por la fuerza de la tendencia y la inercia. Esa fuerza conjunta hace que las organizaciones sean entes realmente reacios a cambiar. Este hecho lo vemos cada día.
Quizá llegados a este punto podáis pensar que estamos hablando de dejar de utilizar el email, pero no es así. Hablamos de dar a cada cosa el uso para el que resulta eficaz y eficiente. Los emails cumplen una función clara de comunicación entre individuos sin estar sujetos a coincidir en espacio o en tiempo, pero no son una herramienta de gestión pura. Dicho de otra forma, los emails son una manera realmente potente de contactar con otras personas, pero no deben ser nuestro motor de gestión. Ahora bien, las organizaciones y empresas de hoy en día necesitan una potente herramienta para gestionar su actividad interna. Si no es el email ¿qué es entonces? Muy pronto te lo contaremos, y te quedarás con la boca abierta ;).
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