Dados los problemas que genera, tiene todo el sentido reflexionar sobre la viabilidad futura del email. Nació en los años 70, desde entonces conceptualmente ha evolucionado poco y unos cuantos auguran su desaparición. Yo no creo que desaparezca, aunque sí que deje de constituir el núcleo de la comunicación corporativa.
Un gran porcentaje de directivos se quejan del enorme volumen de mails que toca procesar, pero eso no es lo único, su gestión y manipulación para los usos que se le dan es extremadamente ineficiente. No es solo una cuestión de volumen.
El mail ha pasado de ser una carta electrónica a ser:
Gestor documental. Frecuentemente vamos a buscar a los anexos el documento que buscamos.
Gestor de contactos. Buscamos en el correo, teléfonos, mails y direcciones en las firmas de los correos.
Herramienta para mantener conversaciones. Ahora comparte honores con Whatsapp, Slack, Asana Sharepoint y el último workflow que implantamos.
Herramienta para cursar peticiones, aunque no dispone de espacio específico para definir responsables claros ni plazos de compromiso.
Comunicar lo que sea y conversar de ello entre todos los implicados. Aunque la conversación se puede ver atomizada en 20 hilos diferentes inconexos
Problemas a los que nos enfrentamos:
La plataforma de gestión del correo almacena tantas veces un archivo como destinatarios haya de un mail. Precisa de mucho espacio.
Hoy en día no es más que una herramienta conversacional más. Encontrar las conversaciones puede ser más difícil que nunca.
Para saber lo que tengo que hacer con un mail tengo que abrirlo. No tengo forma de saber si se puede procesar dentro de tres días o se podría procesar dentro de seis porque corresponde a una petición que no requiere de acción inmediata. Eso me obliga a leerlo todo para saber qué hacer con ello. Si de un vistazo pudiera determinar cuáles de los correos requieren de acción inmediata, podría enfocarme en esos y relajarme sin tener que procesar toda la bandeja de entrada en ese mismo instante.
La gestión de los mensajes de correo no me garantiza que cada uno lo procese en el contexto adecuado. Algo urgente e importante me puede tocar procesarlo después de que me comuniquen algo que me haya provocado un disgusto y de manera aislada respecto otros 20 correos que tengo sobre el mismo tema. Me obliga a saltar de tema en tema lo que es estresante y agotador.
Para redactar un mail tengo que dotarlo de contexto, lo que me obliga a:
Redactar un asunto para cada mensaje que envío si no es una respuesta en una cadena. (Un peñazo.)
Redactar el mail para que el interlocutor entienda toda la información de forma correcta, hacer especificaciones y aclaraciones para que no haya malentendidos y errores, hacer hincapié en los asuntos prioritarios, y un largo etcétera. (Lo que nos supone una gran inversión de tiempo y esfuerzo.)
Como no recuerdo a quienes afecta el asunto al que se refiere el mail, pongo en copia todo quisqui, con lo que contribuyo a inundar toda la organización de mensajes.
La información relevante sobre el problema al que se referencia el mail puede estar en multitud de sistemas distintos:
Por ejemplo, si referencia a la gestión de un cobro, seguramente no se acompañará del histórico de impagos del cliente en cuestión, ni la información sobre el estado de sus expediciones, ni las conversaciones que tuvimos en el comité comercial sobre este tema, etc.
Esa información que ayuda a entender mejor el mail voy a tener que buscarla, o no, depende.
Siempre puede enviar otro mail para pedirla y… una vez más, ¡a esperar!
El email es opaco al que no está en la conversación. Voluntariamente no me puedo ir a informar de cómo está siendo tratado un tema. Eso obliga a que si las partes que están tratando el tema quieren que alguien se pueda enterar de algo, forzar su entrada en la conversación para el resto del hilo, inundando su buzón de entrada del correo electrónico.
No cabe duda que esta herramienta de comunicación está instaurada en todas las empresas, organizaciones, freelances, pymes… Quizá por tradición, quizá porque no existe otro medio más óptimo para comunicarnos de forma “más seria” o “más profesional”, quizá porque, si tuviéramos que utilizar diferentes herramientas para cada acción concreta que realizamos dentro del email, estaríamos incluso más saturados y preferimos centralizarlo todo en una misma herramienta, lo cual se refleja en una bandeja de entrada con cientos y cientos de correos.
Dada esta realidad, ¿es posible que el correo electrónico “se modernice” y se adapte a nuestras necesidades para hacernos la vida un poco más fácil?, ¿o tal vez termine por desaparecer debido a una huelga generalizada por la saturación? El tiempo lo dirá.