Jordi Caner, Senior Consultant de Improva, ha trabajado directamente en la organización de uno de los grandes eventos tecnológicos de referencia mundial que se celebra en Barcelona. El nivel de exigencia durante los cuatro días que dura el evento es máximo, y todos los procesos deben funcionar a la perfección. Hoy nos cuenta las claves para lograr un éxito rotundo.
Solemos hablar sobre cómo afecta la agilidad a las organizaciones en su día a día y a menudo vemos grandes resultados en cuanto a carga de trabajo y resolución de problemas, pero ¿en un evento esto es exactamente igual?
Incluso diría que es mucho más acusado, dado que la acción ocurre en rabioso directo y el tiempo de reacción es mínimo. En un evento que dura cuatro días, los dos primeros son críticos ya que es cuando se desarrolla el pico de actividad a nivel de networking, meetings, demostraciones, etc... Si durante estos días el servicio no lo damos en su máximo esplendor, solucionarlo más tarde no serviría de nada, así que cualquier incidencia debe ser solucionada en cuestión de minutos, a lo sumo en un par de horas.
¿Cómo conseguís facilitar la toma de decisiones con tanta rapidez?
Trabajamos con una estructura muy horizontal y próxima al expositor, facilitando la toma de decisiones y eliminando la clásica verticalidad de muchas organizaciones que impide una toma de decisiones ágil y eficiente. Dicho de otra manera, acercamos la toma de decisiones a quienes están más cerca del proceso y sobre todo delegamos esas decisiones a las personas que disponen del conocimiento y no tanto por jerarquías. Eso sí, la visibilidad que disponen los mandos intermedios es muy grande y el sistema de reporting exquisito. Es aquello de convivir los aspectos más técnicos con lo relativo a la gestión en armonía.
¿Cómo intervienen las actuales herramientas tecnológicas en esta toma de decisiones y en la comunicación?
Utilizamos una plataforma colaborativa que, sin ser tan intrusiva como un sistema de mensajería tipo whatsapp, dispone de un sistema de conversaciones mucho más ágil y limpio que las eternas cadenas de correos con 10 personas en copia. Durante el on-site ha sido fundamental el uso de esta plataforma.
¿Cómo ofrecéis esta visibilidad que mencionas a los mandos intermedios si la acción ocurre tan rápido y ellos no participan directamente en la toma de decisiones?
Gracias al modelo de gestión, el eterno olvidado. Además del ya mencionado reporting a nivel de indicadores percibidos como útiles, disponemos de un sistema de reuniones que facilita el flujo de información entre las capas más bajas e intermedias, además de favorecer la cohesión del equipo, generar debates con perspectiva, momentos de reflexión (importantes en situaciones de mucho estrés y tensión), etc.
Siempre nos has comentado que trabajáis con equipos efímeros. Me llama la atención que estos equipos sean capaces de adquirir el conocimiento necesario y sobretodo solucionar problemas en tan poco tiempo. ¿Cómo abordáis esta dificultad?
A mí siempre me gusta decir que gracias a dios el conocimiento está en la compañía y no tanto en las personas. El modelo de gestión está muy asentado y todo el mundo tiene muy claro qué tiene que hacer. Pero además de todo esto, que es evidente (todo y que para algunas empresas no lo sea), dedicamos muchos esfuerzos al proceso de selección, a la formación de nuestros equipos y al rodaje previo al evento. Simulamos situaciones reales del on-site para que cuando llegue el momento de la verdad el proceso esté muy rodado y fluya con naturalidad.
¿Nos podrías hacer una recomendación final?
Todo esto, sin un equipo cohesionado remando en la misma dirección, no sirve de nada.