¿De verdad crees que es posible llevar una gestión eficiente dentro de un entorno totalmente desorganizado?
Llevamos años incidiendo en la eficiencia individual, en la organización del trabajo personal. Aplicamos metodologías para eficientar nuestro trabajo (GTD la más valorada) y, aun así, los mandos intermedios de las organizaciones y muchos de sus trabajadores llegan a casa con la sensación de que no han aportado el valor añadido que esperaban. De hecho, se estima que a pesar de todos los esfuerzos, en promedio en USA, se aprovecha tan solo el 45% del tiempo de las personas.
La razón es que incidir en la eficiencia personal, que está bien y es necesario, culpabiliza únicamente al individuo, que ve como las ineficiencias vienen fundamentalmente de su entorno. La palma de oro de toda esta ineficiencia se la llevan las reuniones y el email. No hace falta hacer grandes estudios científicos, basta con preguntar a todos tus colegas. El resultado es apabullante: cerca del 100% de las personas piensan que la causa principal de sus ineficiencias son las reuniones y el email.
Los que ponen todo el énfasis en la eficiencia personal te dirán que tienes que organizar bien tus reuniones y gestionar mejor el mail y tu correo, evitar que la gente se aposente en tu despacho levantándote antes de que atraviesen el umbral de la puerta y otras cosas por el estilo que, en el fondo, te culpabilizan a ti de lo que te pase. Pero hagas lo que hagas por eficientar tu trabajo, tu tiempo se evapora dejando muchas cosas importantes en el tintero y teniéndote que meter en la cama con una mezcla de frustración y ansiedad por todo lo que no has podido hacer. Las consecuencias de lo que desde fuera podría ser percibido como desidia producen pesadillas y frustración por no poder combatir tú solo al monstruo de la organización, que va minando tu autoestima a pesar de todos los cursos GTD que hagas.
“ERES UN INÚTIL”.
Para comprender mejor cómo solucionar esto hay que partir de varias premisas que con el tiempo se han convertido en evidencias para mí:
En las organizaciones se generan muchas más acciones de las que realmente se pueden acometer. Fábricas, centros de atención telefónica, redes comerciales, áreas de backoffice, se planifican y gestionan para atender el 100% de la demanda entrante. Buena parte de la labor de un gestor consiste en ese dimensionamiento, anual (presupuestos), mensual (planificación) y semanal-diaria (programación) del personal necesario para acometer todas y cada una de las peticiones de cliente interno y/o externo que nos llegan. Sin embargo, todas las personas con funciones de gestión dedicadas a aquello que no es rutinario, poco estándar y poco repetitivo, acostumbran a tener mucha más carga de trabajo del que realmente pueden acometer. ¡Y tiene que ser así! ¡Y es mejor que sea así! Lo esencial es que de toda esa sobrecarga nos centremos en aquello que es más relevante para la compañía. No dimensionamos la gestión para hacerlo todo porque la capacidad de generar muchos más proyectos y mejoras de las que podemos nos va a desbordar siempre. Es mejor generar más de lo que podemos hacer para poder elegir hacer aquello que pensamos que puede tener más impacto. Todas esas tareas se organizan en una cola BIFO (Best In First Out), no una FIFO como suele ser habitual.
Las acciones que manejamos y que buscan un impacto cada vez generan menos valor añadido. Hace 20 años para conseguir una mejora del 40% tenías que hacer 4 cosillas. Ahora, para conseguir una mejora del 5% tienes que hacer 200. Mejora continua lo llamamos. Con procesos cada vez más tecnificados y eficientados, seguimos progresando pero las cosas son más difíciles. Llega el punto en que cada cosa que hacemos genera un diferencial menor y por lo tanto los costes de gestionar esas acciones se pueden comer con facilidad los beneficios que buscamos con ellas. Gestionar esa infinidad de acciones supone una enorme carga de trabajo cuyo coste van a tener que soportar únicamente los beneficios asociados a aquellas tareas que podamos hacer. La rentabilidad del esfuerzo cae.
Cada vez podemos conseguir menos gracias al trabajo meramente individual y para hacer cosas que merezcan la pena se requiere de la colaboración transversal de multitud de áreas. Cosas pequeñitas que tienen poco impacto por separado y en las que nos tenemos que implicar un montón de personas. Ya tenemos la fiesta montada. Da lo mismo que lo que me toque hacer a mí lo haga de lujo cuando para que eso haya llegado a mi lista de tareas pendientes han tenido que hacerse 3 reuniones, enviar 15 correos electrónicos, preparar 3 Power Points, hacer 5 llamadas telefónicas y 10 conversaciones en la cafetera.
El correo electrónico se utiliza de manera inadecuado porque no está pensado para gestionar todo lo que circula por él ¡Es opaco, al igual que toda la ofimática, que está pensada para el uso individual! Si yo le pido algo a alguien por email nadie más lo sabrá jamás si no le pongo en copia. Si yo meto una tarea en un acta en Power Point nadie podrá acceder al estatus de esa tarea que queda en la órbita de la gestión personal que cada uno haga de ella. El email no es una herramienta de gestión documental, sin embargo allí queda el acta en Word o Power Point, colgando de la bandeja de entrada, esperando a que alguien la vaya a consultar, mezclada con un montón de basura.
Poner en copia a todo el mundo que se me ocurra y a alguno más por si acaso es la única forma de ser mínimamente transparente, por eso inundamos las bandejas de entrada de todo el mundo. Y si quiero saber el estatus de los temas en marcha, que ni recuerdo encima de la mesa de quién están ni cuándo ni dónde los hablamos, la única forma de hacerlo es en una reunión. Y como todo es transversal porque trabajando solo un departamento de manera aislada consigo poco, la reunión tendrá que ser multitudinaria. La opacidad de la ofimática genera reuniones y mails a punta pala.
Y por eso aplicar GTD no sirve de nada en una organización por si sola, porque ¿de qué sirve tener al mejor tornero del mundo, mejor formado en el uso del torno y con la mejor máquina del mundo, alemana, por supuesto, si tiene que irse a buscar él el material a la otra punta de la fábrica porque los de logística interna no se lo traen? Con GTD pasa lo mismo, ¿de qué me sirve tener la mejor metodología GTD si el email y las reuniones, los demás, van a destrozar mi agenda y lo que yo puedo hacer por evitarlo es muy limitado?
Y aunque yo pudiera resolver parte de mis problemas siguiendo la metodología GTD con papel y lápiz (la complejidad de mis cosillas lo permite), mi problema de conexión con el resto de la organización inevitablemente requiere de tecnología. Otro día hablaré de Synapcor y GEAC (Gestión Eficiente de la Acción Colectiva), mucho más que una plataforma colaborativa.