¿Y si aplicamos el concepto Minimum Viable Product también a los sistemas de gestión de una compañía?
En nuestro día a día en Improva, una de las actividades que más realizamos es el diseño y la implantación de sistemas de gestión. Estamos hablando de definir procesos clave, establecer para ellos los indicadores apropiados, definir las reuniones de gestión necesarias y garantizar el análisis de lo que ocurre para tomar decisiones enfocadas a la mejora continua. Esto no suele significar meses de diseño para, posteriormente, implantar un modelo perfecto, sino que significa empezar a trabajar con mandos intermedios cuanto antes.
Qué lejos quedan yo los pausados periodos de reflexión para la toma de decisiones y la clara focalización de nuestro equipo de gestión. La velocidad aumenta y el ritmo necesario de análisis y gestión se vuelve vertiginoso. Aquellos que creen que la nueva era de la gestión se llama teletrabajo, se equivocan. El teletrabajo es la punta del iceberg. Hablamos de deslocalización, micronización de la acción. Todo es pequeño y rápido. Y la forma de afrontarlo debe cambiar también. Ahora la trazabilidad es todo un reto, la optimización del tiempo del personal una odisea y la priorización de lo relevante casi un espejismo. Y todo esto ya era así a principio de año y, a raíz del covid, se ha acelerado muchísimo. De todo ello vamos a hablar.
La Clave del Café sigue hacia adelante posicionándose como un webinar de referente en el mundo de la gestión de organizaciones. Hablaremos, en esta sexta edición, de la nueva era de la gestión y sus principales características: velocidad, priorización y micronización.
Lejos quedan yo los pausados periodos de reflexión para la toma de decisiones y la clara focalización de nuestro equipo de gestión. La velocidad aumenta y el ritmo necesario de análisis y gestión se vuelve vertiginoso. Donde teníamos una gran decisión hoy tenemos decenas de pequeñas decisiones que fluyen e interactúan de una manera fugaz.
Hay organizaciones muy activas que generan continuamente multitud de acciones. Tienen:
Grupos de mejora.
Auditorías de calidad.
Sistemas de objetivos y reuniones de gestión.
Proyectos de cambio y transformación.
Incidencias a resolver que generan multitud de pequeñas actuaciones.
Cualquier estupidez que se le pasa al jefe por la cabeza.
Como consecuencia, toda la organización vive con la sensación de estar continuamente desbordada… y es así. Son organizaciones “que le tiran a todo lo que se mueve”.
Llevamos años incidiendo en la eficiencia individual, en la organización del trabajo personal. Aplicamos metodologías para eficientar nuestro trabajo (GTD la más valorada) y, aun así, los mandos intermedios de las organizaciones y muchos de sus trabajadores llegan a casa con la sensación de que no han aportado el valor añadido que esperaban. De hecho, se estima que a pesar de todos los esfuerzos, en promedio en USA, se aprovecha tan solo el 45% del tiempo de las personas.
La razón es que incidir en la eficiencia personal, que está bien y es necesario, culpabiliza únicamente al individuo, que ve como las ineficiencias vienen fundamentalmente de su entorno. La palma de oro de toda esta ineficiencia se la llevan las reuniones y el email. No hace falta hacer grandes estudios científicos, basta con preguntar a todos tus colegas. El resultado es apabullante: cerca del 100% de las personas piensan que la causa principal de sus ineficiencias son las reuniones y el email.
