Hoshin Kanri, ¿a que no sabes lo que es?

Pero seguro que sabes lo que es el Balanced Scorecard :(

A las 10 de la mañana recogía el pasado lunes un coche que había alquilado para una visita comercial en la zona de Cartagena. Mi secretaria había reservado un coche en Hertz, compañía con unos precios muy competitivos. Puedo entender que por un tema de costes tengan el checkin y checkout en la última punta del aeropuerto, pero lo que nunca he entendido es la brutal lentitud con que te entregan el vehículo, que por el mismo precio podría ser un proceso casi instantáneo. Esperas, papeleo, firmas a montones, ... Después de unos meses sin visitarles, ¡todo estohabía mejorado sustancialmente! y como consecuencia, me fui muy satisfecho con mi coche a visitar a un cliente potencial con gran potencial...

Días más tarde he desvirtualizado una relación 2.0, con la misma persona a la que planté en mi anterior post y que dicho sea de paso, no parecía guardarme especial rencor. Era un ex directivo de Hertz que, entre otras cosas, me habló sobre su experiencia en la implantación de "Hoshin Kanri" en ésta multinacional americana. No pude evitar recordar el proyecto en el que descubrí esa extraña palabra japonesa. Han pasado 7 años desde que me tocó certificar para un fabricante de automóviles japonés que el despliegue de los objetivos estratégicos, realizado utilizando la metodología de "Hoshin Kanri", era correcto y que el cumplimiento de los objetivos que tenían asignados todos los mandos de la organización, desde directivos hasta el último encargado de turno, eran consistentes con los objetivos que se le habían asignado a la unidad de negocio española dentro del gran plan de reducción de costes lanzado por el entonces Presidente Mundial.

Conocedor de la potencia de un "Hoshin Kanri"(Dirección por políticas) bien implantado, asocié la mejora en la calidad en el servicio de Hertz con la implantación de la poco conocida metodología de Dirección por políticas. Aplicando el principio de la Navaja de Ockham, me pareció lo más razonable.

Muchos conoceréis el "Balanced Scorecard" de Norton y Kaplan, una idea americana con un marketing potente, mal interpretada por todos, maltratada por ejecutivos y consultores y que al final ha servido para bien poco en este país, aunque algunos piensen lo contrario(los que la venden, y los que han  pagado una pasta y se ven obligados a pensarlo para mantener la autoestima).

Hasta que no has visto plenamente implementado "Hoshin Kanri" en una compañía, no tomas conciencia de las chapuzas que se han realizado con el mal traducido "cuadro de mando integral".

El trato, interpretación, uso y perversión que se ha hecho de la metodología de Norton y Kaplan es digna de figurar en los anales de la historia del management nacional(en el extranjero no sé que pasa).

Enumero los principales despropósitos en la interpretación de la herramienta:

• La traducción absolutamente incorrecta ha llevado a mucha gente a interpretarlo como un cuadro de indicadores estratégicos y ya está. ¡¡¡NO!!! Balanced Scorecard es una potente metodología para el establecimiento, despliegue y asunción de objetivos estratégicos.
• Incluso en el caso de las organizaciones en las que inicialmente se consideraba el proyecto en plena magnitud, con el tiempo se ha deteriorado sin llegar a constituir el cuerpo de la cultura de gestión de la empresa.
• Los implicados son a lo sumo los dos o tres primeros niveles organizativos. Se debería implicar desde Dirección General hasta el último supervisor del turno de noche del fin de semana. Es una herramienta que permite alinear a toda la organización con los objetivos de Dirección.
• Se ha pretendido implantar en unos pocos añitos. La metodología de Balanced Scorecard bien aplicada supone la inversión de años de cambio cultural. Sin embargo si te compras un libro de Balanced Socrecard habla fundamentalmente de Mapas, iniciativas, metas, ... Pero de la cultura organizativa que admite esto, poquito.
• Se han realizado grandes inversiones en tecnología para que el sistema fuese eficiente y el Balanced Scorecard es soportado informáticamente por muchísimos aplicativos. Se han preocupado en hacer eficiente el sistema de registro de la información (más sólido que eficiente) y nadie se ha preocupado de que realmente fuese útil el sistema de planificación estratégica.

Frente a la metodología americana, la metodología japonesa se impone con claridad. Frente a los desastres en la implantación del Balanced, los dos casos que conozco de implantación de Hoshin son impecables(ya se que estadísticamente no es demasiado, pero el post queda bien así). Existe una prueba muy sencilla de verificar y que debería de ser capaz de echar por tierra el orgullo que muestran, por desconocimiento, los directivos que usan los famosos cuadros de mando. Te vas a un encargado de la fábrica que la empresa tiene en Valdemorillos de la Sierra y le preguntas que es el Balanced Scorecard, si no tiene ni idea es que la implantación fracasó. Prueben a hacer lo mismo en Nissan. Todo el mundo sabe lo que es el Hoshin Kanri porque forma parte de la cultura de empresa. No puede ser que algo tan estratégico no sea conocido por todos. Si se preguntan porque Carlos Ghosn entró en Nissan y fue capaz de darle la vuelta, la respuesta es Hoshin Kanri bien implantado.

Pero el problema no es la metodología.

El que opta por Hoshin Kanri es porque lo ha comprendido,

realmente cree en él y tiene la fime voluntad de implantarlo.

El que opta por Balanced Scorecard lo hace porque acaba de oír de él, porque está de moda, porque suena bién, porque una consultora le ha convencido hábilmente de que era absolutamente necesario (para poder vender cientos de miles de euros en adaptación de los sistemas entre otras cosas), porque tiene problemas que no sabe como resolver y se agarrá a unclavo ardiendo para salir de la situación.

Hoshin Kanri requiere de una organización disciplinada. En la empresa japonesa en que lo descubrí todo el sistemas se llevaba de manera impecable ¡EN PAPEL! ¿y necesitaban la tecnología? ¡PARA NADA! Explíquenle esto a un Director de Organización y Sistemas. ¡NO ENTENDERÁ NADA!

Tecnificar el Hoshin Kanri ralentizará el proyecto desviará la atención de lo esencial, que es el cambio cultural y hará que el proyecto fracase.

Después de finalizada la implantación si te apetece meter tecnología métela, pero después de haberte asegurado que lo esencial funciona: la cabeza de tus directivos.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D. Por si alguien tenía dudas, a pesar de conocer bastante bien ambos sistemas, ni Hoshin Kanri ni Balanced Scorecard figuran en la cartera de servicios de Improva. No tengo interés específico de favorecer uno frente al otro.

Diagnóstico Empresarial Casi Instantáneo

Llevaba dos minutos en el baño de aquella empresa en la que acababa de aterrizar, ver el color del  interruptor de la luz daba mucho que pensar. Aunque cotizaba en bolsa,  operaba en un sector de márgenes exiguos: tecnología compleja, sin control sobre una distribución en manos de unos cuantos poderosos, y con competidores extranjeros que les triplicaban en tamaño. Se trataba de una empresa segundona en su sector, en pérdidas. Si te lo pensabas fríamente, teniendo en cuenta el sector de actividad (no lo nombro porque diría demasiado), si podían dedicar recursos a hacer que el color de los interruptores del baño fuesen exactamente del mismo “Pantone” que el logo corporativo, era evidente que su situación no debía ser especialmente saneada. Sería distinto si operasen en un lujoso nicho de mercado con tecnología propia. Cuando salí al pasillo tras lavarme las manos, que es de buena educación, comprobé como las persianillas que separaban los despachos, cubículos de cristal, eran también del mismo color, de un gusto estético supremo. Un diagnóstico fácil: derroche.

No era la primera vez que me encontraba con derroches similares. Una empresa del sector del automóvil (un tier two), también en perdidas, tenía los logos de la empresa reconstruidos en mármol en el suelo de la planta de dirección, el logotipo representaba fidedignamente el absurdo derroche en épocas de vacas gordas. El logo en este caso, más que comunicar el valor para el cliente de la compañía, estaban comunicando el valor del EGO para el propietario de la empresa.

Hoy en día las noticias se suceden en prensa: coches de lujo para los directivos, bonus asociados a reducciones de costes relacionadas con despidos de personal, zonas ajardinadas como los jardines del Edén, convenciones de luxe en hoteles paradisiacos, team building a todo trapo,…

En el extremo opuesto, el de la moderación, también te encuentras casos. Recuerdo no hace demasiado al director comercial, director general y copropietario de una empresa de 150 millones de euros de facturación, que reflexionaba sobre la idoneidad de colocar en la recepción de la empresa una fuente de agua. Hizo el cálculo mental del consumo de vasos, del agua que se iba a beber, teniendo en cuenta el coste de la maquinita, de los vasos y el consumo eléctrico. Llegó a la conclusión de que era mejor colocar una fuente automática sin vasos. En esa misma compañía las oficinas centrales eran absolutamente austeras, el Director General compartía el despacho con otras tres personas, con las que trabajaba mano a mano y que compartían con él las conversaciones telefónicas. Pero de eso se contagiaba el resto de la organización, cualquiera se encontraba una luz encendida en una sala y la apagaba, yo, cuando volvía del lavabo, la tenía que volver a encender, apretando un interruptor de dudoso gusto estético, para seguir trabajando.

En una multinacional japonesa recuerdo una sala enorme en la que trabajaban más de 100 personas, en cada puesto de trabajo colgaba del techo un hilito que permitía apagar el fluorescente individualmente. Al final del día te podías encontrar a un único individuo trabajando en una sala a oscuras de más de 500 metros cuadrados con un único fluorescente encima, parecía “el iluminado”. Eso era mirar la peseta. La cultura japonesa tiene esto: disciplina y austeridad.

Hay profesiones que son mayormente vocacionales, la profesión constituye un fin en sí mismo. Los arquitectos, en general, tienen un sentido de la creación, de generar algo nuevo y diferente. ¿Quiere ello decir que no quieren ganar dinero? No, ni mucho menos, también les gusta ganar dinero y también les gusta alimentar su ego y tener una proyección mediática a través de su obra, pero la obra es un fin primario en sí misma. Los médicos, tres cuartos de lo mismo, la propia profesión tiene sentido en sí misma. Abogados que realmente desean que se haga justicia, psicólogos con verdadero interés por ayudar a las personas.

Pero la profesión de directivo de empresa es diferente ¿Cuántos hay que hayan elegido este camino con el verdadero sentimiento de colaborar en el desarrollo del tejido empresarial? Después de años viendo directivos uno detrás de otro, no tengo demasiadas dudas de la respuesta. Los objetivos primarios: alcanzar poder, ganar dinero y alimentar el EGO, están muy por delante del objetivo secundario de realizar una aportación real a la sociedad a través del trabajo. De ahí su falta de preocupación por ahorrar euros en determinados conceptos, la sobriedad tiene poco glamour.

Cuando analizas que hay detrás de empresas que actúan como las descritas al comienzo de este post, encuentras alguno o muchos de los síntomas siguientes:

• Empresas públicas, que pagamos entre todos los españoles y con una gestión poco “TENSA”.
• Empresas en clusters regionales, tipo la cerámica, donde la competición entre ellas por poner lujo en el hall de las empresas recuerda inmediatamente a las competiciones entre niños de a ver quién mea más largo.
• Empresas en sectores regulados “easy money”, cuyo derroche también acostumbramos a pagar entre todos.
• Empresas con participación de estamentos oficiales, con vinculaciones políticas y que a menudo toman decisiones de cara a la galería.
• Empresas monopolísticas o cuasi-monopolísticas.
• Y en general empresas con directivos más preocupados de los grandes planteamientos estratégicos y grandes proyectos acordes a su gran EGO  que descuidan la importancia de los detalles que hacen grande una compañía.

En los tiempos que corren la reducción de gastos es una necesidad, multitud de empresas se han dado cuenta de que ahora, bajo la presión de la crisis, podían hacer muchas cosas por reducir los costes que no habían hecho jamás. Ya no se reponen los interruptores de baño originales cuando se rompen sino unos parecidos pero más baratitos. No pulen el logo de la empresa en mármol todas las semanas para que brille. Se apagan las luces, se recicla el papel, se controlan las mermas, se presiona a los proveedores el doble,…

Muchas empresas han tardado en reaccionar, y han recortado los gastos, pero ¿Han construido una verdadera cultura de la austeridad? No lo creo, no se construye una cultura de austeridad de la noche a la mañana. A la vuelta de la esquina está, espero, la bonanza económica que volverá a poner las cosas, llevadas por la inercia, en su sitio. Sólo hay que dar tiempo al tiempo para que la falta de unos mecanismos sólidos de gestión permita que las cosas se vuelvan a descontrolar.

Yo he intentado vender proyectos de cambio cultural a la austeridad, en los que mi equipo tiene experiencia, pero… ¿Cómo voy a vender nada parecido con el apellido que tengo? Un amigo mío se apellida Salvador, su padre era médico, su nombre cojonudo.

Y en tu empresa… ¿Qué síntomas hay de que se frivoliza en el gasto? Creo que el anecdotario daría para un libro. Al final del libro incluiría un decálogo que permitiría realizar un diagnóstico de  cualquier organización en 15 minutos a partir de detalles como los m2 cuadrados de despacho del equipo directivo o el color de los interrutores.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

No es lo mismo vender que que te compren

La escena discurre en una agencia de viajes de una cadena importante. Después de 15 minutos informándose de viajes, de los cuales ninguno cubre sus expectativas, Gabriel descubre un catálogo sobre viajes a Oriente Medio. Reproduzco el diálogo que se produjo a continuación.

Gabriel: ¡Un viaje a Tierra Santa! ¡La ilusión de mi vida!

Dependienta: No se lo recomiendo.

Gabriel (extrañado): ¿Por qué?

Dependienta: Se come muy mal…

La escena anterior se produjo en el marco de una sesión formativa de análisis de procesos de venta. El ejercicio empezaba distribuyendo el equipo entre agencias de viajes en Sant Cugat. Cada equipo tenía un ficha de “Mistery Shopping” en que tenía que evaluar aspectos como orden, limpieza, presentación y, especialmente, el proceso comercial seguido por el agente: Presentación, Posicionamiento, Descubrimiento, Construcción y Cierre.

El ejemplo anterior es sólo una muestra del cúmulo de despropósitos que vivimos, dignos de una película de los hermanos Marx. De hecho, algún consultor  pensó que el ejercicio estaba amañado para que tuviera más salsa. Nada más lejos de la realidad.

Algunos ejemplos:

-          Ante una petición sobre un catálogo oficial de la agencia nos contestan : “Esta compañía no tiene buenos barcos, están muy escacharrados. No me parecen seguros” .

-          No podían dar información sobre disponibilidad de plazas en un hotel: “Le llamamos el lunes” (3 días más tarde).

-          En una agencia perteneciente a una compañía aérea nos dijeron que no se podían programar viajes a esquiar en avión.

-          En ningún caso fueron proactivos en identificar nuestros intereses, ni en plantear alternativas:  perfil de viaje preferido, duración deseada,  número  de personas, presupuesto, hijos, intereses personales.

-          En ningún caso nos pidieron datos de identificación para realizar un seguimiento de la oportunidad comercial.

-          La puntuación media obtenida fue de 3 sobre 10. La máxima 6

-          Todo el equipo coincidió en que habría abandonado la agencia a los dos minutos, si no hubiese sido un ejercicio.

A mí no me sorprendió el resultado. Hace tiempo que pienso que si los comerciales tuviesen un nivel de excelencia equivalente al de los operarios que producen lo que ellos venden, las empresas se hincharían a vender.

Recuerdo el caso de una red comercial con más de 300 puntos de venta a nivel nacional. Comparamos oficinas con resultados medianos con una oficina que año tras año estaba en la cabeza del ranking anual de ventas. Identificamos que la diferencia era una cuestión de actitud:

·         En las oficinas medianejas los empleados tendían a quejarse: no es una buena zona, hay varios centros de la competencia,…

·         En la oficina récord, cuando alguien se detenía en el escaparate, salían a hablar con él y frecuentemente acababan sentándolo dentro.

La primera actitud es típica en los equipos comerciales. Oyes: “La culpa es de producción”, “nuestros productos no son competitivos en costes”, “marketing no nos apoya”… o más de moda ahora, “estamos en crisis”. La segunda actitud, no tan frecuente, refleja un sentido de responsabilidad de lo que nos sucede.

Frente a la crisis las empresas tienden a adoptar una de estas dos actitudes, aunque son actitudes que se tienen que haber cultivado en el pasado. Cómo reacciona la dirección en época de vacas gordas, marca la reacción en tiempos de crisis -cuando la actitud es crítica para sobrevivir.

En expansión más que vender, los clientes te compran. Y los comerciales disfrutan de ingresos cuantiosos, y las fábricas trabajan a destajo. Ahora en plena crisis, el personal de producción espera desolado que lleguen los pedidos. Y sueñan con alguien que salga a la calle a vender con una actitud heroica. La típica historia americana de éxito y -de supervivencia- de lanzarse a vender pizzas, recambios de automóvil o tostadoras.

Pero existen aspectos operativos que se pueden trabajar a corto plazo para mejorar la eficacia comercial:

1.     Seleccionar mejor a qué clientes ir.

2.     Tener claro qúe productos pueden tener más salida y son más rentables.

3.     Incrementar el ritmo de visitas a cliente optimizando la planificación y dedicando más tiempo.

4.     Realizar formación a los comerciales para dotarles de argumentos y herramientas frente a la crisis.

Pero lo que realmente marca la diferencia es la cultura (actitud) del equipo y eso no se cambia de la noche a la mañana. Si no has tenido un control sobre tu red comercial, difícilmente vas a poder movilizarla y cambiar sus formas de actuar por la vía urgente. Las preguntas verdaderamente importantes para saber si vas a poder conseguir algo son:

·         ¿Hay un profundo sentimiento de empresa?

·         ¿Hay un profundo sentimiento de la responsabilidad?

·         ¿Existen hábitos y sistemas de gestión que permitan dirigir nuestros esfuerzos comerciales y operativos de manera coordinada hacia donde más interesa?

·         ¿Tienen todos (especialmente los vendedores) hambre, ilusión y pasión por vender, por ayudar a los clientes con una contribución diferencial?

Quizás ahora ya sea tarde para ver si tu equipo comercial va de VÍCTIMA o de HÉROE, porque son actitudes que se gravan a fuego en el cerebro del equipo en tiempos de vacas gordas.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D.  A mí me encanta comprar al que me sabe vender, te deja con una muy agradable sensación en el cuerpo. No sé si es por deformación profesional.

Prisioneros de la mala leche

El post sobre la mala leche ha generado una considerable polémica a mí alrededor -familia incluida. Todo el mundo está de acuerdo en que es mejor una empresa de “buen rollo”, pero para muchos la mala leche es necesaria, paradójicamente los directivos mala leche parecen conseguir más (para ellos) y la gente responde bien al terror. Reflexionando sobe ello me ha venido a la cabeza el famoso dilema del prisionero. Dicha paradoja proviene de la teoría de juegos desarrollada por Von Neumann a principio de siglo XX. Este matemático  estudio “los conflictos entre seres racionales que desconfían el uno del otro”, dando origen a un nuevo campo de las matemáticas.  Podéis encontrar una excelente explicación en el siguiente blog: http://uprotgs.blogspot.com/2008/01/paradoja-del-prisionero.html 

De mnera similar podemos imaginar a dos personas que trabajan juntas en una organización que buscan, obviamente,   defender sus intereses:

·         Si ambas confían y colaboran en la búsqueda de una solución, compartiendo información, podrán llegar a un acuerdo razonable, que será bueno para ambas partes.

·         Si una persona decide ceder frente a sus intereses y comportarse de manera sumisa, saldrá perjudicado, su autoestima se vendrá lucha tras lucha abajo y acabará por convertirse en un puro ejecutor, adoptando una actitud gregaria.

·         Si, juegan en un clima de desconfianza, pensando que la otra persona va contra sus intereses, se tensarán y estresaran, perderán el tiempo en luchas, y al final los dos acabarán más lejos de sus intereses particulares.

La tendencia instintiva, para defender los propios intereses, es la tercera opción. Pero paradójicamente entonces la organización puede acabar más lejos de sus intereses. No puedo evitar referirme a la situación que se vive en estos momentos en el Oriente Próximo.

Vivimos entre organizaciones belicosas, en las que jefes y empleados se lanzan a la yugular del otro, recibiendo los dos la máxima condena: stress enorme e infarto a los 50.  En esto consiste la recién descubierta  “paradoja de la mala leche”: La falta de cooperación conduce a resultados negativos para todos. La ausencia de confianza produce que ambos en pos de su mejor opción individual, elijan lo que es peor para ellos.

Existen, sin embargo, organizaciones en las que esto no es así. ¿A qué se deben las diferencias de comportamiento entre unas y otras?

La comunicación

El dilema del prisionero deja de existir cuando se permite la comunicación entre los reos. Si yo puedo hablar con mi cómplice, descubriremos que hay una fórmula para cooperar, que nadie delate al otro, y acabemos ambos con una pena menor.

Si nos comunicamos, si vemos el mapa conjuntamente la tercera dejará de ser la opción dominante.

 ¿Qué aspectos de una organización favorecen una comunicación fluída?

·         Se requiere de tiempo para que la comunicación se produzca. La excesiva presión por el corto plazo, dificulta la comunicación y favorece el conflicto.

·         Unos buenos sistemas de dirección. Una buena implantación estratégica es una herramienta de comunicación que facilita el alineamiento máximo entre diferentes áreas y personas, reduciendo las posibilidades de conflicto. Un buen sistema máximiza la confianza entre las personas de que los intereses del otro están alineados con las necesidades de la organización. Cuando imperan los intereses personales, algo gordo se está haciendo especialmente mal.

·         La cultura de empresa.  Del ir despacio, del exponer todos los puntos de vista. Mirar todas las consecuencias, jugar al largo plazo.

·         A pesar de parecer más cerrados, las culturas orientales favorecen la comunicación. El termino “Nemawashi” se refiere a la comunicación interna que debe  haber entre los miembros de una organización antes de sentarse en una reunión a  defender sus puntos de vista y buscar soluciones a problemas,… Existen empresas que procesos como este los tienen formalizados y en las que los enfrentamientos están muy mal vistos.

·         Ser conscientes de que la mejor opción es la colaboración. En el dilema del prisionero está clarísimo. En el caso del dilema de la mala leche, no lo es tanto y este artículo es mi aportación a que todos empecéis a verlo así.

·         Nadie es tan listo como todos juntos (cooperación y humildad)

·         Si tuviera que elegir un valor que domina sobre los demás para que las cosas vayan mejor, no tendría duda: “La humildad”. Donde impera la soberbia, la comunicación es la primera danmificada. El soberbio no escucha, ¿para qué, si él es el mejor?

El imperativo categórico Kantiano sale en nuestra ayuda para clarificar la situación. “Una actuación es buena si puede erigirse en comportamiento universal”. La mala leche no puede ser buena, porque cuando se extiende de forma generalizada convierte nuestras empresas en un infierno para todos.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao