En el ámbito de la organización personal y la interacción con personas hemos vivido numerosos cambios. Adaptarnos a todos ellos es importante, pero además no debemos dejar que la diversidad y la variedad anule los beneficios que dichos cambios podían generar. La simplificación es precisa.
En los años 90 yo ya utilizaba todo tipo de artilugios tecnológicos:
Organizador personal electrónico (PDA).
Navegador GPS.
Teléfono móvil.
Videoconsola portátil.
De toda la parafernalia que existía en cuanto a todas estas tecnologías no queda prácticamente nada, los smartphones modernos han canibalizado casi todo ello. Los teléfonos móviles antiguos eran de múltiples formatos (con tapa, sin tapa, enormes, reducidos, etc.) y de un vistazo podías distinguir los diferentes modelos. Las PDAs desaparecieron con el boom del desarrollo de apps. De los navegadores GPS mejor ni hablemos. Tan solo las videoconsolas sobreviven a esta extensión absoluta de los smartphones. Y de la guerra absoluta por ser el fabricante que fija los estándares ya prácticamente no queda nada.
Adopté pronto y cambié rápido, adaptándome siempre a las nuevas tecnologías no sin un derroche personal en cada nuevo “gadget” que iba apareciendo.
Al menos, en el ámbito de los sistemas operativos, los formatos digitales, la conectividad e incluso los diseños relacionados con la usabilidad, la evolución se está consolidando y ello nos permite llevar años con iOS y Android, con teléfono con medidas y forma similares, con 2-3 tipos de conexión por cable, etc.
En todo lo que tiene que ver con la interacción con otros estamos avanzando mucho también, sí. El fax ha desparecido, resulta ridículo. El email, que parecía intocable, está perdiendo peso, aunque todavía domina la comunicación en el ámbito profesional. Todo está cambiando mucho, pero estamos en ese punto en que el cambio, lejos de ayudar, abruma.
Un mensaje lo podemos enviar por email, whatsapp, sms, usando una plataforma colaborativa…
Un documento lo podemos almacenar en nuestro disco duro, en el drive corporativo, en un usb, dejarlo en la bandeja de entrada del email…
Una tarea la podemos asignar mediante email, de palabra, mediante una plataforma colaborativa, usando whatsapp…
Un acta de reunión la podemos hacer en word, powerpoint, excel, en forma de email…
Un proyecto lo podemos gestionar con un excel, una plataforma colaborativa, un software de gestión de proyectos entre los 20.000 de los que disponemos hoy en día…
Y además, todo lo anterior es diferente en cada organización e incluso en cada departamento de cada organización. Un caos que, en muchas ocasiones, anula las ventajas de las tecnologías utilizadas.
¿Toda esta complejidad es necesaria? Está claro que en el mercado de las herramientas para la colaboración efectiva en las organizaciones va a haber una evolución que será implacable:
Se reducirá la oferta de plataformas para funcionalidades similares. Unos pocos sobrevivirán y otros desparecerán más o menos deprisa.
Se integrarán el máximo número de utilidades en una única plataforma. No podemos tener una herramienta para proyectos, otra para chats, otra para gestionar la mejora continua, otra para la gestión de áreas, y además cada una de un desarrollador o marca distintos.
Se homogeneizará la forma de interaccionar entre todas las organizaciones para facilitar la conectividad entre ellas. La personalización irá minimizando hacia un modelo más bien modular.
En resumen, se debe simplificar para evitar que la complejidad se coma los beneficios que estas herramientas pueden proporcionar. Pocos son conscientes del potencial de mejora que existe, y mucho menos de lo poco que costaría hacerlo efectivo si las empresas dieran los pasos adecuados con la herramienta correcta, tanto desde una perspectiva técnica como desde una perspectiva de la organización y el equipo de hay detrás.