De medida estrella de plan de conciliación a necesidad imperiosa para seguir funcionando. El teletrabajo va a marcar nuestras agendas de las próximas semanas.
El teletrabajo hace pocas semanas seguía siendo esa apuesta interesante de muchas empresas con programas de conciliación que muchos otros envidiaban. Ahora, de repente, puede ser la diferencia entre seguir funcionando o tener que parar la actividad. Cada vez son más las empresas que se suman a las recomendaciones de mandar a sus empleados a teletrabajar siempre que sea posible. Los cierres de escuelas lo convierten, aún más, en una necesidad, pero ¿están las empresas realmente preparadas para teletrabajar?
Comencé mi andadura en Improva hará ya 5 años, en 2015. En aquel momento ya teletrabajábamos. Recibíamos los equipos y la formación necesaria y empezábamos a gestionar nuestra actividad sin horarios. Éramos claros enemigos del presentismo, estábamos donde era necesario cuando era necesario y, fuera de eso, teníamos libertad para movernos y actuar. De esa forma adoptamos las costumbres de cada uno de nuestros clientes en cada momento en función de su necesidad.
A lo largo de los años hemos ido perfeccionando nuestra forma de gestionar la no presencia, trabajando por defecto con sesiones de videollamadas, escritorios compartidos, herramientas colaborativas de gestión de las acciones y teniendo todo nuestro material alojado en la nube. Tanto es así que actualmente somos capaces de gestionar proyectos de cambio en clientes con una presencia mínima, impartiendo formaciones, haciendo seguimientos, dando soporte e incluso modificando procesos directamente con personal operativo. Estamos acostumbrados a hacerlo y estamos acostumbrados a ayudar a nuestros clientes a hacerlo. Pero, ¿qué ocurre en las organizaciones que necesitan ponerlo en marcha de golpe? Pues ocurre que ha llegado el momento de abordarlo, rápido y con cabeza.
Lo primero es hacer un análisis de necesidades para cada grupo de empleados, no sólo técnicas sino también operativas y de sistema de gestión. Al fin y al cabo, de nada sirve dotar a la organización de material si luego no somos capaces de coordinar la actividad de las diferentes personas.
Desde la perspectiva técnica, será diferente si nuestros empleados tienen equipos fijos o portátiles. Si ya trabajamos con equipos portátiles, la solución será casi inmediata. Si no, tendremos que decidir si desplazamos los equipos a los hogares o si, por otro lado, les pedimos a los empleados que hagan uso de equipos personales siempre que sea posible y de manera temporal. Y aquí es donde entra en juego la ciberseguridad. Debemos de prestar especial atención a la forma en la que el personal va a acceder a nuestros sistemas y va a compartir información. Instalar una VPN puede ser clave, pues no debemos exponernos al riesgo de sufrir un hackeo. El uso de escritorios remotos puede ser otra gran solución de cara a poder tomar medidas rápidas. En cualquier caso, necesitaremos que nuestro equipo técnico trabaje al 100% para ser funcionales lo más rápido posible.
Desde la perspectiva operativa y de sistema de gestión, el reto es aún mayor. ¿Cómo hacemos que un equipo de personas que se comunica a voces y se organiza con libretas de repente sea capaz de coordinarse a kilómetros de distancia? Necesitamos un cambio de mentalidad, debemos lograr que el equipo pase de gestionar sus 8 horas a gestionar las acciones que tenga que hacer hoy. Poner en marcha un plan de formaciones sobre GTD, gestión de proyectos por acciones y coordinación puede tener un efecto muy positivo en pocos días. Arrancaremos con cierta lentitud, pero es de esperar que en pocos días estemos funcionando al 50%.
Un sistema de reuniones en remoto puede ser un caos absoluto si no se organiza bien. Si ya las reuniones presenciales se pueden ir de madre, al actuar en remoto podemos encontrarnos con dispersión, impuntualidad, fallos técnicos, dificultades para trabajar numerosos participantes, etc. Las reuniones se deben definir siendo estas las estrictamente necesarias, determinando para ellas una agenda estricta con tempos establecidos y comunicando previamente a todos los participantes el contenido de la reunión y la preparación necesaria. La construcción de un pequeño plan de reuniones con sus formaciones o acompañamientos necesarios ya debería permitirnos funcionar al 60-70%.
Por último y quizá más importante, la comunicación y nuestro sistema de asignación de acciones y tareas limitará nuestra velocidad máxima. Si nos encomendamos al email tendremos al personal ahogado de correos varias horas al día. Además, ¿qué ocurrirá cuando tengamos que hacer seguimiento remoto a cualquier actividad? Que tendremos que recurrir a nuevos emails o incluso a llamadas telefónicas. Debemos recurrir a una plataforma que nos permita gestionar la asincronía. Nosotros, como ya sabéis, utilizamos Synapcor. A través de ella nos creamos proyectos, asignamos acciones, nos enviamos documentación, creamos paneles de gestión, convocamos reuniones, registramos las actas y acciones de las reuniones y, en definitiva, gestionamos y organizamos nuestra actividad con un nivel de visibilidad y trazabilidad completamente transversal. Y lo bueno es que en muy poco tiempo se puede formar al equipo en el uso básico de la plataforma e ir desarrollando progresivamente su nivel. En poco mas de una semana deberíamos de ser capaces de estar funcionando al 85%.
¿Y qué ocurre con el 15% que nos falta? Necesitamos rodaje, práctica, limar errores que surjan al estar funcionando en remoto y trabajar el cambio de mentalidad. Y con todo ello caminaremos hacia el siguiente paso, que es integrar la nueva forma de trabajar en nuestra organización, no por la necesidad de las circunstancias actuales, sino por entender que los resultados son incluso mejores, añadiendo además una dimensión de capacidad de conciliación para nuestro equipo con la que antes no contábamos. Suena a oportunidad, ¿verdad?
Lo cierto es que, sin pretender frivolizar, debemos ser capaces de actuar con rapidez y adaptarnos a los cambios del entorno. Debemos minimizar al máximo los impactos negativos y aprovechar cualquier situación para aprender, progresar y crecer. Como decía al principio, quizá ha llegado el momento de que todos abordemos esta asignatura pendiente.