A menudo encontramos organizaciones desbordadas, con numerosas tareas en cola y con la sensación de no estar avanzando. Es normal tener acciones pendientes, lo importante es saber priorizar según la aportación de valor para seguir avanzando.
Hay organizaciones muy activas que generan continuamente multitud de acciones. Tienen:
Grupos de mejora.
Auditorías de calidad.
Sistemas de objetivos y reuniones de gestión.
Proyectos de cambio y transformación.
Incidencias a resolver que generan multitud de pequeñas actuaciones.
Cualquier estupidez que se le pasa al jefe por la cabeza.
Como consecuencia, toda la organización vive con la sensación de estar continuamente desbordada… y es así. Son organizaciones “que le tiran a todo lo que se mueve”.
Generar más acciones a poner en marcha de lo que una organización puede acometer, dados los recursos de los que dispone, es obligatorio. De hecho, en la metodología GTD existe la bandeja “algún día” para aparcar todo aquello que simplemente se nos ha pasado por la cabeza pero que no queremos que interfiera con el resto de temas que tenemos encima de la mesa, y para aparcar temporalmente todo aquello que generamos en el pasado pero que con el tiempo nos vamos dando cuenta de que no se puede acometer porque otras prioridades han pasado por delante. La típica tarea que se queda atascada y que va acumulando retraso.
Cuando tenemos más cosas que hacer que recursos para hacerlas debemos aplicar estrategias BIFO (Best In First Out) de gestión de colas, no FIFO (First In First Out), que esto no es una nevera. Se entiende mejor con inversiones. Si tienes un millón de euros para invertir, mejor que gastarte todo el dinero en las primeras 5 inversiones que pasen por delante de ti, es identificar un mayor volumen de inversiones que las que puedes acometer, 5 millones por ejemplo, y entonces dedicar todo tu millón a aquellas que prevés que van a ser más rentables (las BEST). Con la gestión pasa lo mismo, los equipos de la empresa que se dedican a introducir mejoras, resolver problemas, etc., deben de dedicar su tiempo a aquello que es más importante, lo que va a mejorar aquello estratégico o va a generar mayor impacto. Para conseguirlo debes generar más acciones que las que tus equipos puedan manejar.
En Synapcor se identifican las empresas hiperactivas con facilidad, tanto por el elevado volumen de tareas continuamente abiertas como por el porcentaje de estas tareas que tienen el plazo vencido. Un indicador de gestión de la acción corporativa puede ser ¨% de acciones con plazo vencido”, y Synapcor lo proporciona. Si es cero y la gente termina todo lo que tiene pendiente cada día, seguramente es una organización pasiva/relajada que va haciendo. En general hay pocos ámbitos en los que esto te lo puedas permitir. Si el ratio se dispara hasta el 80% también es malo, tener un exceso de temas pendientes genera estrés y frustración. En la virtud está el término medio. Este ratio también se puede ver con mayor nivel de detalle. No es lo mismo que este 80% de actuaciones con plazo vencido esté enfocado en proyectos que hemos definido como estratégicos que en proyectos de mejora mondos y lirondos.
Si quieres sacar el máximo rendimiento de tu talento dedicado a la gestión:
Mantén al equipo motivado.
Asegúrate de que la actividad que se genera es la que pueda generar mayor impacto.
Garantiza que se dedican prioritariamente a aquello más importante dada la estrategia de la organización.
En procesos de mejora mal implantados es frecuente que se trate de arreglar cualquier problema que aparece. Eso acaba generando un exceso de recursos dedicados a acciones de bajo impacto, en general sencillas y fáciles de afrontar, mientras que los problemas complejos, que requieren de enfoque y que pueden generar mayores resultados, rebotan de buzón en buzón eternizándose su resolución en consecuencia. Gestionemos las prioridades con cabeza.