Aunar negocio, tecnología, estadística, datos, etc. es uno de los grandes retos en el camino hacia la transformación digital. Entender la tecnología como un medio, y no como un fin, es clave si queremos tener un impacto en la cuenta de resultados.
En los últimos años ha habido una democratización de una serie de tecnologías que nos dan la oportunidad de mejorar, pero ¿mejorar qué? Muchas son las empresas que empiezan a digitalizar procesos y no acaban de aumentar ventas, o mejorar el margen, o adaptar sus productos a las necesidades de los clientes. ¿Qué hacemos mal?
El principal reto de la mejora empresarial mediante la digitalización es que en ella intervienen muchos actores y todos hablan idiomas diferentes. El implementador (o informático) no conoce las necesidades del negocio, el directivo no conoce las posibilidades de la tecnología, el estadístico no sabe de integración o de arquitectura, los que recopilan datos no saben de estadística, etc. Son dos mundos que chocan y para sacarle todo el jugo posible a la tecnología tenemos que unirlos. Para ello se recurre lo que se llama comúnmente como “el orquestador”. Para que la digitalización sea un éxito necesitamos tener claro qué queremos obtener de ella y como lo implementamos.
Segundo reto: entender la digitalización como un medio y no como un fin.
Una vez leí en un libro que una forma de evaluar el éxito de un plan de transformación digital era contar el número de folios impresos que se consumen en una empresa. El autor entendía que, cuanto menos papel se use, más digital será un proceso. Para mi ese enfoque es un error. En una empresa no se debería implementar nada que, o bien no tenga un efecto en la cuenta de resultados, o no sea estratégico. El uso del papel tiene un efecto mínimo en la P&L (aunque desde el punto de vista medioambiental sea un gran avance). Si tu proceso es poco eficiente y lo digitalizas tendrás un proceso digital poco eficiente.
Tercer reto: centrarse en la mejora de los procesos apoyándose de las nuevas tecnologías
Las empresas son conjuntos de procesos. Tenemos procesos en operaciones, en administración, en ventas, en el desarrollo de nuevos productos, en todas partes. Podríamos afirmar que los procesos son eficientes cuando maximizamos la aportación de valor de ellos mientras que optimizamos sus costes. Las nuevas tecnologías nos aportan un conjunto de herramientas para la mejora de procesos, pero el uso de ellas no nos garantiza ningún resultado. Para que un proyecto donde se incorpore alguna tecnología sea exitoso debemos focalizarnos en la mejora de los procesos.
Cuarto reto: ¿qué hacemos con los datos?
Los datos nos sirven para predecir el futuro. Los datos nos pueden decir qué te costará ofrecer un servicio, qué color de coche se va a vender más o cuándo se va a estropear un activo antes de que suceda. Digitalizando vamos a crear datos. Pero la recopilación y almacenamiento de datos nunca es gratis. Generar datos solo por el mero hecho de guardarlos no tiene ningún sentido. Hay gente que tiene lo que yo llamo el síndrome de Diógenes de los datos. Guarda datos por si acaso los necesita en algún momento. Por eso es importante diseñar una estrategia de recopilación de datos para definir los que necesito para un fin determinado. Muchas veces tiene más sentido obtener datos de tus cuellos de botella antes que generar un gemelo digital de tu proceso. En otros casos sí puede ser necesario hacer una recopilación muy exhaustiva de tu proceso para entender más su funcionamiento y poder hacer mejores previsiones o poder hacer simulaciones.
Finalmente, si afrontamos estos cuatro retos, tendremos un proyecto de transformación tecnológica en el que la tecnología no se coloca a la vanguardia sino a la retaguardia, dando soporte a los procesos, el sistema de gestión, la organización y la capacitación que hemos ido generando y transformando para alcanzar la Excelencia.