Llevamos años incidiendo en la eficiencia individual, en la organización del trabajo personal. Aplicamos metodologías para eficientar nuestro trabajo (GTD la más valorada) y, aun así, los mandos intermedios de las organizaciones y muchos de sus trabajadores llegan a casa con la sensación de que no han aportado el valor añadido que esperaban. De hecho, se estima que a pesar de todos los esfuerzos, en promedio en USA, se aprovecha tan solo el 45% del tiempo de las personas.
La razón es que incidir en la eficiencia personal, que está bien y es necesario, culpabiliza únicamente al individuo, que ve como las ineficiencias vienen fundamentalmente de su entorno. La palma de oro de toda esta ineficiencia se la llevan las reuniones y el email. No hace falta hacer grandes estudios científicos, basta con preguntar a todos tus colegas. El resultado es apabullante: cerca del 100% de las personas piensan que la causa principal de sus ineficiencias son las reuniones y el email.
Cada vez somos más las personas cuya jornada de trabajo es impredecible y está sujeta a cambios en las prioridades, imprevistos constantes y cargas de trabajo que no sabemos manejar bien. Y, a pesar de todos los cursos y aplicaciones para gestionar el tiempo a los que recurrimos, las mismas quejas y problemas persisten en el tiempo.
“Siempre estoy apagando fuegos, no consigo tiempo para hacer trabajo de calidad.”
“Se me va la jornada y me doy cuenta de que no he hecho nada de lo que tenía pensado”.
“Nunca estoy segura de qué debería estar haciendo en cada momento. Las prioridades no están claras.”
“Me cuesta decir que no, y acabo con más tareas de las que puedo hacer.”
“Planifico todas las semanas con mucho cuidado, pero nunca consigo que se cumpla la programación.”
Por si es la primera vez que nos lees, Synapcor es un software de gestión de la acción para organizaciones desarrollado conjuntamente con Improva. A diferencia de todas las herramientas del mercado, Synapcor no funciona comprando rápidamente una licencia y registrándote en su web, sino que va ligado a un proceso progresivo de cambio de la organización al que nosotros llamamos TEAM.
Quizá a priori esto te llame la atención, pero tiene una razón de ser. En Improva sabemos que las herramientas solo son una pata del funcionamiento global, y que necesitan unos procesos robustos definidos y unas personas correctamente formadas. Dicho de otra manera, la mayoría de herramientas del mercado fracasan porque ignoran los procesos y las personas.
La experiencia de producto con mi nuevo Toyota Rav4 híbrido es inmejorable. Se nota que detrás está la mejor compañía del mundo en el ámbito de la automoción. Sin embargo en lo que respecta al servicio post-venta, mucho mejor la experiencia de mi anterior coche.
- Colas para dejar el coche aún teniendo cita previa.
- 8h para un cambio de neumático.
- Falta de recambios del tipo de neumático que venía de serie con la compra.
- En mi anterior taller me devolvían el coche lavado.
- Sensación de que no se interesan por el servicio que quiero sino que justifican el que dan.
¿Cómo puede ser que la compañía que es un referente en cuanto a modelo de gestión no tenga también el mejor servicio del mundo? ¿No debería ser el modelo LEAN igual de útil para fábrica que para el resto de áreas de la compañía
Siempre he odiado parte del discurso en todas las formaciones de eficiencia personal a las que he asistido. Lo pintan fácil, demasiado. Te hablan del eje de la importancia y el de la urgencia, clarísimo. Ahora, en cuanto empiezas a pensar en el concepto “importancia” descubres que todo es más complicado. Para empezar y sin necesidad de ir más allá, ¿lo que es importante para mí es lo que es importante para la compañía? Pues normalmente no, así que mal vamos. Cuando en mi empresa hacemos acompañamientos a mandos intermedios, “shadowings” para los más finos, dos preguntas son obligatorias:
- ¿Cuáles son tus prioridades?
- ¿Qué es lo que más te preocupa?
