Una correcta gestión del know-how en las empresas es clave para el desarrollo de cualquier actividad. Se trata de poner en común y al servicio del negocio todo el conocimiento y el buen hacer de la organización.
El know-how de una empresa es la agrupación de todos los conocimientos que ha adquirido un negocio a lo largo del tiempo. Se trata de un bien intangible que supone un gran activo para las distintas divisiones de la empresa, tanto en la parte técnica como en la operativa y la estratégica.
El know how: no todo vale
La administración del know how de una organización no es una tarea fácil. Desarrollas unas buenas prácticas lleva tiempo, y conseguir que el personal las asimile e interiorice no es rápido ni sencillo. Además, el know how de un negocio presenta las siguientes características.
No es publicable ni publicitable. Tengamos en cuenta que, dentro de este conjunto de informaciones se encierran las claves de por qué nuestro negocio es como es. De ninguna manera debería llegar a manos de la competencia o de personas que puedan robarnos nuestros métodos.
Requiere exactitud. Cuanto más concreto sea, mejor. Por ejemplo, parte del know-how de nuestro negocio puede referirse a cómo elaboramos una receta, cómo llevamos a cabo un determinado proceso... No podemos confundir esto con la visión o la cultura empresarial de la empresa, que puede coincidir con la de otros negocios. El conocimiento de nuestra empresa es solo nuestro.
Deja claro cuál es nuestra ventaja competitiva con respecto a otros. Y, lo que es más importante, cómo puede poner esto en práctica cualquier empleado.
Cómo extender el know how en la compañía
Cualquier negocio que quiera transmitir este conocimiento a sus empleados puede empezar por elaborar un manual de operaciones. Es una forma práctica y sencilla de mantener toda la información almacenada y al alcance de la mano de cualquier nueva incorporación.
En su interior no solo nos vamos a encontrar las mejores prácticas, sino que también incluiremos las más negativas: los pasos que hayamos dado y que no hayan funcionado. Los nuevos empleados y aquellos que tengan que poner en marcha acciones vitales agradecerán esta información, para partir de una base práctica de conocimientos de lo más útil.
Los siguientes puntos deberían ser fundamentales en el saber hacer de una empresa.
1. La preparación técnica:
Los empleados deben conocer muy bien el producto o servicio en el que están trabajando. Porque en un negocio no solo venden los comerciales, sino todos los miembros del equipo. Han de entender los mecanismos que intervienen en la producción o el desarrollo de nuestro negocio, las promociones, la facturación, el comportamiento de la empresa a lo largo del tiempo…
Por supuesto, también es importante conocer a la competencia y al target o tipo de cliente al que nos dirigimos. Asimismo, la imagen y los valores de la marca que queremos transmitir han de incluirse en esta clase de documentos.
2. La ejecución:
El procedimiento básico de un negocio es el conjunto de acciones que se realizan, de manera mecánica, para obtener ciertos resultados. Se trata de procesos estandarizados, que forman parte del saber hacer y originan los resultados esperados.
El principal objetivo de tener un procedimiento muy marcado es el de mantener la calidad estándar de la marca, que sabemos que funciona y gusta a nuestros clientes. En este apartado también se pueden incluir la estructura organizativa del equipo, los recursos financieros, la maquinaria, las soluciones tecnológicas, etcétera.
3. Las destrezas del personal:
Trabajar en ciertos sectores del mercado requiere que el equipo tenga determinadas capacidades; por ejemplo, ciertos conocimientos específicos, titulaciones, certificaciones... Es importante dejarlas claras, dado que los gestores saben qué fórmulas funcionan y cuáles no con sus empleados.
Al mismo tiempo, una buena gestión de las personas sirve de motivación para los empleados. Así cada uno siempre sabrá lo que se espera de él, promoviendo una buena actitud frente a clientes, compañeros y responsables.
Ventajas de una correcta gestión del know-how
La primera y principal ventaja de una buena gestión del know how es que tiene un impacto directo en la cuenta de resultados de cualquier compañía. De esta manera, la toma de decisiones de cara a implementar nuevas líneas de negocio o expandir mercados se simplifica, al tener claro el nivel técnico de la organización. Siempre hay incertidumbre, pero eliminamos barreras como la poca experiencia en la toma de decisiones y la falta de conocimientos sobre un tema.
La segunda ventaja viene derivada de la anterior, y es cierta garantía de crecimiento del negocio. Ten presente que podemos vislumbrar su alcance, establecer prioridades y optimizar la operatividad para dar un impulso a la empresa.
El tercer beneficio de esta práctica es que podremos establecer los parámetros de calidad por los que regimos nuestros productos. Para el empresario, esta información ayudará a hacer una selección de su personal muy especializada, identificando a futuros líderes o personal con capacidades especiales que pueden desempeñar puestos concretos.
En definitiva, la gestión moderna del know-how acaba con la idea de que el conocimiento en las empresas debe recaer en individuos concretos. Por el contrario, tiene que fluir entre todo el equipo y, lo que es más importante, quedar registrado en los sistemas de la empresa. Porque el flujo de conocimiento hace de catalizador y porque todos somos prescindibles y a cualquiera le puede tocar la lotería pasado mañana.